Elektrooniline dokument (ETHS), et sellised omadused ja soovitusi

Kuni paar aastat tagasi umbes elektroonilise dokumendihalduse süsteemi nimetatakse helge tulevik. Täna, neid kasutatakse laialdaselt era- ja avaliku sektori ettevõtete. Aga mis kõige tähtsam, et nõudlus kasvab SED. Mis on elektrooniline dokumendihalduse süsteem ja kuidas see toimib, kaaluda näiteks praeguse Vene süsteem.

eeldused

Et paremini mõista, kuidas EDS programmi, peate kaaluma põhimõisteid ja eesmärke. On olulised tegurid, mis määravad valiku ühe süsteemi või teise.

Kui organisatsioon saab tegutseda ametliku kontrolli vajadust dokumendi nr. Tekkega äriprotsesse on vaja kontrolli mehhanismi abiga tellitud dokumente. Kui te ei tegele tehingute õigeaegselt, siis hakata ehitama ja eksida.

Teise võimalusena paberkandjal, spetsiaalse faili ladustamise kava serveris. Aga see töötab kaua. Mis suurenevate kasvavat nõudlust informatsiooni säilitamise ja sünkroonimine.

On dilemma: kas kasutada salvestada vana paber või SED. Mis on oluline saab elektroonilise süsteemi kaudu? Tõhustada organisatsiooni.

majanduslik mõju

Tegevuse tõhusust saab suurendada kahel viisil: vähendada kulusid või suurendada tulemusi. DMS dokumente on võimalik saavutada kaks eesmärki korraga. See tähendab, kasutuselevõtu süsteem võimaldab organisatsiooni kulutada vähem, kuid rohkem teenida.

Kulude vähenemine toimub vähendades kulutusi paberile, õhuliinide ajal kiirendada teabevahetust, muutused ärikultuuri.

Selleks, et hinnata efektiivsust mis annab EDS programmi, peate kalkuleerima töö disain paberdokumentide. Eeldatav nõustamine firmad, nagu operatsioonide hõivata 20% ajast. Süsteem Vene bürokraatia, see võtab isegi rohkem - 60% ajast. Kasutuselevõtt SED vähendab nende kulusid vähemalt 10 korda.

Office juhtimise ja dokumendihalduse

Need kaks mõistet on omavahel seotud. Paberid - termin, mis viitab ametliku reeglistik töötada dokumente. Mõned EDS süsteemi saab reguleerida eeskirjade kohaselt kontoris, kuid on neid süsteeme põhjal, mis on juba moodustunud paberimajandust.

Dokument on mäluühiku teavet EDS. Töövoo on tekkinud erinevatest allikatest: muud süsteemid, rakendused, e-post, kuid ennekõike - skaneeritud paberile. Seetõttu skannerid ja muud seadmed on lahutamatu osa SED. Süsteem salvestab kõik dokumendid on nende ajalugu, annab korralduse liikumist, kannab endaga äriprotsesse.

Sellisel alusel on otsuse ja tellimus EDS. Nende kaudu ja organisatsiooni juhtimise. Iga dokument varustatud "Abi". Set väljad vorm sõltub dokumendi tüübist. Süsteem andmed salvestatakse andmebaasi iga valdkonna kaardi.

Funktsioonid ja ülesanded on SED

dokumendihalduse programm on mõeldud nende probleemide lahendamiseks:

• süstematiseerimine töö dokumentidega.
• loomine dokumentide mallid, registreerimise ladustamine;
• automaatika raamatupidamine;
• dokumentide liigitamise.

Uurigem hoolikalt SED funktsiooni. dokumendihalduse tarkvara kasutatakse:

• luua kaarte.
• moodustamise teksti dokumendi;
• andmete säilitamise pdf või MS Word formaadis;
• Kontroll kasutaja juurdepääsuõiguste;
• loomine marsruute;
• lennujuhtimise dokumendid;
• märguandeid saata meeldetuletusi;
• metsaraie, teatmeteosed, klassifikaatorite;
• moodustamise juhiseid;
• Otsi ja allkirjastamine dokumendid;
• tekitava aruandeid.

Sest kogu süsteemi funktsioonide hulka:

• kaugtöö dokumendid;
• Kasuta andmebaasi andmete salvestamiseks;
• üheaegse töö EDS;
• turvalisuse kaudu sertifikaadid, triipkoodid ja personaliseeritud.

Eelised ja puudused

Üleminek EDS on rohkem kasu kui kahju. Siiski, korralikult organiseeritud projekti võib hävitada kõik eelised automaatika. EDMS rakendamise eesmärgid peaksid olema saavutatavad. Eelised:

• tsentraliseeritud struktureeritud informatsiooni talletamise;
• sama lähenemisviisi loovusele ja dokumentide menetlemist;
• kasutades malle;
• Otsige;
• auditi ligipääsu.

Puuduseks on suuri algseid kulusid ja hoolikas töö kasutajate koolituse.

dokumendi töötlemise protsesse

ETHSi elektroonilise dokumendi läbib mitmeid etappe, käigus, mis dokumente määratud teatud omadused. Töötlemine toimub nii käsitsi ja automaatselt. Teisel juhul komplekt:

• tingimuste vahelise ülemineku etapid;
• eraldamist marsruudil;
• töötlemise tsüklit;
• joosta sub, taimerid, töötlemise korra;
• määratletud kasutaja rollid.

Raviliigid:

• Dokumendi loomine.
• Redigeerimine.
• Ümbernimetamine.
• Liikumine.
• Saving.
• Indekseerimine.
• Kustutamine.

EDS kulude

Full töökorraldust ei saa toimida ilma litsentsita server, täielik kohandamine ja koolitus kõigile kasutajatele. Kõik need elemendid on vaja suurt raha kulutama. Lisaks ei tohiks me unustada integratsiooni EDS teiste süsteemidega, andmebaaside uuendamiseks ja tarkvara tehniline tugi ja muud nõustamisteenused toetada kulusid.

Rakendamine SED

Projekti elluviimine võib võtta mitu kuud. Protsess sõltub summa dokumendimenetluste ja rahaliste, institutsiooniliste ja ressursside võimete. Rakendamine toimub selliste algoritm:

• loomine töörühma määramise pea;
• määratlus eesmärgid ja eesmärkide saavutamiseks;
• kontrolli olemasolevate dokumendihaldust;
• tehniliste kirjelduste väljatöötamiseks;
• valik EDS;
• lepingu sõlmimise kohta rakendamise EDS;
• väljatöötamine ja kinnitamine määruste töö;
• kontrollida esialgse täitmise vastu;
• katseleekide EDS;
• personali koolitus;
• test rakendamise EDS;
• Tulemuste analüüs Katses operatsiooni;
• veaparandus;
• täielik rakendamine SED.

kehtestamine viga

Erilist tähelepanu tuleb pöörata nende protsessid, mis nõuavad juuresolekul paberdokumendi. Peamine viga - on dubleerimist paberdokumendi elektrooniliselt. See töö keerulisemaks ja põhjustab negatiivset suhtumist automaatika. Rakendamiseks kahekordne töö keegi maksab. Me peame ehitama automatiseeritud protsessid ilma dubleerimist. Teine viga - unpreparedness personali. Enamasti uus protsessid on tajutav vaenulikkust. Seetõttu peame selgitama töötajatele, miks on kasutusele sed, et nad tahtlikult läks koolituse käigus.

dokumentide säilitamise tehnoloogia

EDS elektrooniline dokument sisaldab atribuute, mille põhjal otsitakse, klassifitseerimise ja rühmitus aruanded ehitus. Mõnikord dokument luuakse malli, mõnikord - kandes andmed andmebaasi. Omadused on salvestatud tabelid. Fail ise on paigutatud salvestuskaustas teave sellest - andmebaasi kataloogis. Juurdepääsu andmetele saadakse ainult kasutajatele EDMS süsteemi.

Mis on oja skaneerimine?

Voolu dokumentide töötlemiseks, millele järgneb paigutamine proovid faili teostada skannerid. Skaneerimise ajal võib automaatselt luua vöötkoodi dokumendi ja selle registreerimiseks andmebaasis ning seejärel keskenduda antud marsruudil.

OCR

See elektrooniline dokumendihaldus süsteemi DMS teisendab elektroonilise kujutise dokumendi vorming JPEG fotosid või tekstina. Ta kasutab eritarkvara rakendusena või integreeritud ESCOM.BPM SED. Mis on ESCOM.BPM? See tunnustamise programmis dokumendid, trükitud erinevate fontide. Tuleb siiski märkida, et sõltumatu rakendused on rohkem funktsioone ja isegi tunda käsitsi kirjutatud teksti.

barcoding

See tehnoloogia pakub kogum korra kehtestamise ja kohaldamise graafilise vöötkoodi dokument. Unikaalne vöötkoodi genereeritakse süsteemi kaudu server. Ta annab identifitseerimise dokumendi, selle kiire otsingu põhjal jaotus ja ladustamiskohad. Registreerumisel dokument on trükitud sildile vöötkoodi vastab tunnus elektrooniliste kaartidega. Ta on liimitud paberkandjal dokumendi.

EDS

Digiallkiri võimaldab õigsuse kontrollimiseks ja dokumendi andmed muutumatuse. Allkirjastamine toimub krüpteerimistehnikaid tarkvara ja võtmed - sertifikaat. Viimane on fail spetsiaalses formaadis, mis on regenereeritud kesklinnas litsentsi väljastamise. Et tagada ohutus teavet tuleks säilitada sertifikaadi kiipkaardi või võtme I-žetooni. Nad on kaitstud PIN-koodi. Kui PIN-kood sisestatakse mitu korda valesti, siis tõendi automaatselt blokeeritud.

Full-text ja atribuut otsing

Oskus otsing teostatakse erivorm mitu Kaartide väärtused valdkonnas. Näiteks "vastaspool" kriteerium näeb otsingut andmed väljale "Saaja" või "Saatja". Süsteem võrdleb sisestatud kriteeriumitele andmetest kaardid ja salvestab tulemuse neid kaarte, mis on olnud juhus. Otsing toimub, võttes arvesse täpne või osalisi vasteid.

Täistekstotsing viiakse läbi vastavalt dokumendi andmetega, sealhulgas sõna vormide kaudu andmebaasi sisseehitatud tööriistad, näiteks MS SQL server, Oracle. Täieliku otsing failid tuleb sisestada andmebaasi dokumendis formaadis (doc), tabelid (xls), esitlused, aruanded.