Arhiivi ruumi nõuetele. Põhireeglid organisatsioonide arhiivid

Arhiiv saab vormis eraldi struktuuriüksus organisatsioon või olla lahutamatu osa büroo elus. See oleneb olemasoleva dokumendi.

Kuidas korraldada seda

Arhiivi loomise tahes ettevõte või organisatsioon nõuab rida konkreetseid meetmeid:

1. Peate valima sobiva ruumi dokumentide säilitamiseks ja korralikult varustada see.
2. Tuleb olla ettevaatlik, et luua tingimused, mis vastavad standardile.
3. See on vajalik selleks, et pakkuda seda koos tehnilise seisukohast - osta ja paigaldada vajalikud seadmed arhiivi.
4. Hoidla on seotud korraldatakse kord korraldamise arhiveerimise kõik vajalikud dokumendid.
5. Tuleb välja ja heaks kiitnud reguleeriv raamistik üksuse.

Nende meetmete rakendamine tagab ohutuse arhiividokumente ja hoida neid nõutava seisundi.

Kes on arhivaari

Ja millised on nõuded töötajatele, mis tegelevad organisatsiooni arhiivi ja edasiseks säilitamiseks dokumentide? Nad võivad olla kombineeritud seisukohti ja nende väravavahti, näiteks sekretär või administraator?

Arhivaar - spetsialist, kelle ülesandeks on korraldada arhiivi tegevuse. Ohutuse dokumentide temale usaldatud ta kannab täit vastutust. Tema töö ei ole võimalik läbimata konkreetse juhise või isegi (vajadusel) internatuuri institutsiooni Riigiarhiivi.

Selle funktsiooni saab üle kanda teise töötaja, mis töötab osalise tööajaga. Tüüpiliselt arhivaaril vastutus määratakse üksiktöötajaga juhul, kui summa on hoiustatud dokumentatsioon on piisavalt suur. Suurtes organisatsioonides, personalitöö eraldi postituse sel eesmärgil. Sel juhul aga on tavaliselt koosneb ametijuhend täpsustatakse tüüpi usaldatud töö arhivaar, samuti oma õigusi ja kohustusi.

Peaasi - protseduuri

Juhtudel edastatakse arhiivi organisatsioon vastavalt spetsiaalselt välja töötatud graafika. Tema joonistus tuleb kokku leppida pead iga osakonnad, kes edastab dokumendid ja heaks kiidetud arhivaari. Kuna töödokumendid arhiiv on mitte ainult salvestatud, vaid ka aeg-ajalt kasutatakse kindlaks eeskirjad nende väljaandmise (vajaduse korral) taotluse oma organisatsiooni, samuti väliste sidusrühmadega.

Dokumentide kättetoimetamine mida tähistatakse teatud raamatute registreerimise. on nõuded, tellimuste, mõjub üleandmise juhtudel ajutise kasutamise kolmandate isikute registreerimise korra protsess (muu hulgas need võivad sisaldada prokuratuuri ja kohtu). Väljastatud dokumente kuni ühe kuu oma töötajate ja kuni kolm kuud - esindajad partei struktuuri.

Põhireeglid organisatsioonide arhiivid

Acts arhiiv, samuti struktuuriüksuse baasil erisätted, juhtkonna poolt heakskiidetud. Töötajad seda oma töös järgima oma ametijuhendid. Poolt vastu võetud sätetega ettevõtte, sätestatakse põhireeglid arhiivi (staatuse funktsionaalse mõõt õigused ja kohustused ja koostis nõutud dokumendid). Oma põhilised ülesanded on:

1. Täiendada arhiiv dokumente, mille koostis on loetletud eraldi jaotises määrusi.
2. Säilitage materjalid ja nende turvalisuse tagamiseks.
3. Arendada, et olemasolevad dokumendid leida abi.
4. Võimaldab kasutada menetlust salvestatud arhiivimaterjali.

Kui teie organisatsioon on dokumendid, mis võivad olla asjakohased Arhiivraamatukogu Fondi Vene Föderatsiooni, siis koostab ja esitab neid püsiladustamise ladustamise riik on üks väline probleeme struktuuriüksuse.

selle funktsionaalsust

arhiiv funktsiooni süstemaatiliselt tulenevad ülesanded. Peamised neist on järgmised:

1. Säilitada nimekirjad oma allikaid omandamine, mis on, organisatsioonid või äriüksuste.
2. Võtke neist korrektselt dokumendid hoiule.
3. Võtke arvesse materjalide ja tagada nende täielik ohutus.
4. Kujundamine ja säilitamine Abisüsteem, mis on seotud arhiividokumente.
5. Käitumise informatiivne teenuste haldamise ja kõik struktuuriüksused organisatsioon.
6. Korralda väljaandmise ja kasutamise kohta dokumentatsiooni vastavalt vajadustele üksikisikute ja muude organisatsioonide, kaaluda ja analüüsida protsessi kasutamine.
7. Valmistage avaldused ja ametlikud vastused kodanik taotleb sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga.
8. Viia läbi tegevuse uurimisel väärtus dokument, korraldada üleandmise menetlust, eesmärgiga püsiladustamisele linna- või riigi arhiiv (juhul, kui organisatsioon on üks eespool allikad omandamine arhiivid).
9. Õigsuse kontrollimiseks moodustamine ja Arhiivifailid omandamine allikatest - nii oma struktuuriüksuste ja teiste organisatsioonidega.
10. Korraldada töö hoides ettevõtluse nomenklatuuri.
11. Pakkuda praktiline ja metoodilist abi dokumendid iga struktuuriüksuse.
12. Osaleda arengu arhiivi ja asjaajamise.
13. Osaleda üritustel eesmärgiga koolitada arhivaarid ja töötajate seisukohti seotud dokumentide haldamise.

Kui panna see

Vaatleme nüüd, mis on seal arhiivi ruumi nõuetele. Kõige olulisem, mida tuleb kaaluda, - panna see igal juhul ei lubata hoonete vana iseloomu puitehitiste hooned, mis võib olla toores, mitte ainult peamine tuba, kuid pööningud koos keldrid, samuti hoonete, on ahjuküte.

Kui sama struktuuri kui terviku on kohandatud ladustamise paberdokumentide, siis arhiivi tingimata mõeldud isoleeritud ruumis.

Kui teie organisatsioon lähitulevikus kavatseb luua oma arhiiv, siin on teil võimalus tutvuda nõuete loetelu, mida tuleb käsitleda ettevalmistamise protsessi. Niisiis, millised on peamised nõuded arhiivi tuba, kelle missiooniks - hoolikalt ja turvaliselt salvestada kõik vajalikud dokumendid?

Nimekiri, mida on vaja teha kättesaadavaks

1. Arhiiv.
2. Tuba on mõeldud dokumentide vastuvõtmise, ajutine ladustamine ja aklimatiseerumine.
3. Ruum, kus dokumente kasutatakse.
4. Tegutsevad tuba (või tuba) töötajat.

Kui ruumi ei ole piisavalt ...

Juhul kui faili ruumist ei võimalda võimalust lapseröövi teda mitu tuba pühendatud ühe ruumi tuleks jagatud tsoonideks eraldatud piirete. Põhinõue, mis tuleb rangelt kinni antud juhul - üksteisest eraldatud hoiukoha dokumentide ja nendega töötada.

Eraldi ruum või spetsiaalselt ehitatud ja kohandatud dokumendina laohoone kasutada backup, on vaja eemaldada objekte võivad ohustada nii võimalust tulekahju. Näitena võib nimetada parklad, garaažid ja bensiinijaamades. Lähedal hoone või ruumide arhiiv ei tohi olla esemeid, mis toimivad õhureostusallikatest.

Ideaalis failid tuleb alati eraldi, määratud ainult selle hoone ehitatud kõik vajalikud eeskirjad ja määrused. Kuid kahjuks reaalsus dikteerib selle tingimuste ja enamikus organisatsioonides, dokumente hoitakse juba olemasolevaid võimalusi, teisendatakse ja selleks otstarbeks kohandatud.

See sõnaõigusega

Tuttavaks regulatiivsed nõuded hoonete ja ruumide arhiivi. Need on järgmised:

1. Hoone, mis peaks olema tuleviku ladustamise peab viitama administratiivtöötajate arv. See on rangelt keelatud paigutada arhiiv, kus on toitlustusteenust, toidu laod, kauplused kategooriast kergestisüttivate ainete ja agressiivne, samuti oluliste keemiliste tehnoloogia suhtes.
2. Välistatud pannes selle kütmata ruumi ja kus ei ole täidetud hügieeninõuded. On lubamatus lagunev arhiivi hoone eespool.
3. See on eriti oluline järgida tulekahju nõuded arhiiv tuba. Selle ohutust võimalikku tulekahju - üks peamisi tingimusi ohutuks ladustamiseks dokumentatsiooni. 2009. aasta jaanuaris, Kultuuriministeeriumi Venemaa välja, et nr 3 vastu rea regulatiivseid nõudeid, mis on sätestatud erieeskirjad tuleohutuse Vene Föderatsiooni valitsuse ja omavalitsuste arhiivides. Kui seade dokumendi hoiueeskirjad kohustatud täpselt kinni pidada.
4. Hoone projekteerimise on tagada võimatus üleujutusi. Ruumi on kohustatud olema varuväljapääs. Mingil juhul ei tohi läbida see peatorul (vesi kandvad või gaas).

Kas on võimalik esitada paigutuse keldris?

See ei ole soovitatav paigutamine arhiividokumentide säilitamise keldris tuba, ülemistel korrustel või muutused nagu näiteks pööningul ruumi.

Hädaolukordades võib olla erandeid sellest reeglist. Nad on aktsepteeritud kui keldris kuivas hästi soojendusega, mis on varustatud mehaanilise ventilatsiooni, mis on võimeline andma tund või kaks kolmekohalist hingavus. Archive for kari või pööningu on võimalik ainult tingimusel, et sobiva temperatuuri ja niiskuse tingimustes.

Väga oluline nõue ruumides arhiveerida suhtes juhtmestiku seade. See on kohustatud suletakse õhukindlalt otsikud. Nöörid kaasaskantavad elektrilised seadmed on varustatud kummist isolatsioon. Ei tohiks paigutada siseruumides või ühise ladustamise korrusel kaitselülitid.

Valitud mitte tolmu ja mittekorrodeeruv materjalide ehitusmaterjalide viimistlus arhiivihoidlatele. tulekustutussüsteemi peavad olema varustatud vahenditega neutraalne, ohutu dokumente. See ei ole lubatud kasutada tulekahju poest, sisaldavad küttekehad või koht võõrkehi.

Kokkuvõtteks

Pärast vähendamise valitud ala kooskõlas kõigi eespool nimetatud nõuetele arhiivi tuba, langetab lõpliku otsuse sobivuse või ei sobi kasutamiseks. Sellise otsuse vastu võtta pärast kontrollides võimalik sanitaar-ja epidemioloogilise jaama ja riigi Fire järelevalve. Arhiiv saab paigutada kuhu on kavandatud alles pärast protseduuri üksikasjalikku läbivaatust.

Selle eesmärk - selgitada kaminasaali ja määrata asjakohane tase, kontrollida suuremate struktuursete vastupidavuse, tugevuse tagamiseks kattuvad korrust arvutatakse potentsiaalset koormust (seadmed arhiivi ja kaal salvestatud dokumente), kontrollida saadavust ja hetkeseisu ventilatsiooni- ja küttesüsteemid.

Auditi kaasatud organisatsiooni esindajatele (tavaliselt töötajate tuleviku arhiiv) ja töötajad kõiki asjakohaseid teenuseid - .. Building, tulekahju, turvalisus jne kontrollimise tulemused kajastuvad ettevalmistamisel lõppdokumendi.