Mis on elektrooniline dokument?

Tase arvutipõhiseks täna nõuab üleminekut "paberivaba" kontor juhtimine. See põhineb elektroonilise dokumendi, mis erinevalt traditsioonilise, mida iseloomustab mitmeid uusi omadusi ja omadusi. Seni ühe määratluse selle nähtuse ei eksisteeri õigust ega teadusmaailma Venemaa.

Mõiste "elektrooniline dokument" ilmus juba 1970. Nii hakkasime nimetatakse "masinloetaval dokumendid." Nende omapära on see, et nad peavad olema loodud abiga infotehnoloogia ja sobida arvuti töötlemiseks. Sel juhul vajalikud andmed tehakse rangelt kehtestatud korra kohaselt kõiki dokumente.

Elektrooniline dokument - eesmärgiks on teave, mis koosneb kahest kohustuslikud osad: 1) andmed (nimi, informatsioon autor, aeg, koht päritolu jne) ja elektroonilise digitaalallkirja; 2) põhiosa sisu koosneb teksti, graafika ja numbriline töödeldava teabe üksuse.

Elektroonilist dokumenti allkirjastavad kvalifitseeritud elektroonilise allkirja, mistõttu on samaväärne paber allkirjastatud omakäeliselt. Teave on esitatud selle digitaalse (elektrooniline) kujul. Sensing andmeid kasutades arvuteid saab edastada teavet telekommunikatsioonivõrkude protsess - infosüsteemide. Vajadusel võib dokumendi vormis kuva ekraanil ja paberil.

Elektrooniline dokument - tsükli elu elektrooniliste dokumentide ettevõtte (organisatsiooni, ettevõtte) vastu võtma, oleku muutmiseks (kinnitatud, edastatakse, on, märk, suletud jne) tühistamise arhiivi. Selline dokument on mõnikord nimetatakse «töövoo», mis iseloomustab dokumentide liikumise ühe oja üksikute teoste jooksul konkreetse ettevõtte protsessi. Kogu elektroonilise dokumendihalduse süsteemi sisaldab tarkvara, mis teil on vaja korraldada ja säilitada selline elutsükli dokumente.

Elektrooniline dokument ja töövoo põhineb see on mitmeid eeliseid võrreldes traditsiooniliste. Need võimaldavad organisatsiooni personali kontrollida mitte ainult oma ala tööd, kuid kogu protsess. Kasutage elektrooniline arhiiv on palju mugavam kui paberil. , Lühendades läbipääsu selle koordineerimise ja täitmise dokumendi võib leida mõne minuti jooksul. Üldiselt on säästlikum kui paberil. On üsna palju elektroonilist dokumendihalduse tarkvara ( "Motiiv", "E1 Eufrati", "DocsVision", "1C: Dokumendi" ja teised.).

Praegu on Shade välismaa kogemus suhete reguleerimiseks valdkonnas elektrooniliste dokumentide õiguslikus mõttes. Venemaal reguleerimise probleem nende suhted ei ole saanud seadusandlikke otsuseid, kuigi püüti seaduse vastuvõtmine (2005). Õigusaktide vastuvõtmise kohta selline paber - üks oluline suundades õigusliku regulatsiooni.