Töövoo ettevõttes. Management Program dokument ja arvepidamine

Töövoo automaatika on meede kasutanud peaaegu kõiki kaasaegseid ettevõtetele. Isegi väikesed ettevõtted töötavad koos mass erinevate dokumentide, sealhulgas tähed, eelarved, arved, lepingud ja igasuguseid nõudeid. Just sel põhjusel, et peaaegu iga kaasaegne organisatsioon püüab kasutada seda meedet töövoo, mis on ette kulul täielikkuse ja andmete säilitamist, lihtsus leida ja salvestada mitmesugust teavet ja piirata aja optimeerimine on vajalik nende heakskiitu.

Miks seda teha?

Peaaegu iga ettevõte töötajate kulutavad palju aega, püüdes leida õiget teavet ja statistikat ilusti ütleb, et see võtab aega umbes pool tööaega. Nagu ka juhtub, et sa pead uuesti uuesti asemel uuesti kasutada dokumente, mis on olemas "kusagil". See on standard on olukord, kus algne lepingu teksti on advokaat arvuti ja Päevikukirjed väärtpabereid teostamisega kaasnevate lepingute täidetakse raamatupidamissüsteemi, arved ja aktid sisalduvad rahandusosakond paberkandjal ja kirjavahetus käitumise kohta lepingu töö on elektronposti kastid töötajat. See "dispersioon" teave on äärmiselt kahjulik turvalisuse, terviklikkuse ja järjepidevuse huvides on sellistes olukordades on tegelik töövoo automaatika.

Kehtestamise kaudu spetsialiseeritud infosüsteemide lahendada valdav enamus probleeme. Näiteks mõned eelarvestamise süsteemi annab võimaluse luua süsteemi ühendatud eelarved, millele järgneb moodustamine ja ladustamise erinevate versioonide selliseid dokumente, samuti märge nende staatus. Seega probleem on osaliselt lahendatud eelarve dokument kasutamine selliste süsteemide.

Aga ärge unustage, et praegune eelarveraamistik, samuti raamatupidamise ja ERP-süsteemi valdaval enamikul juhtudel töötada struktureeritud teavet, st milliseid andmeid, mida saab luua ja hoida tabeli kujul. Vastavalt enamik eksperte, kogusummas andmed iga kaasaegse äri struktureeritud informatsioon annab ainult 20%, samal ajal kui ülejäänud sisaldab e-kirju, tekstidokumente, erinevate aruannete läbirääkimistel ja koosolekutel, pilte, jne Üsna sageli, ilma uuringute struktureerimata informatsiooni lihtsalt ei ole võimalik teha tavaline hindamine kontektsta, mis on juba olemas struktureeritud. Storage, kogumise ja hilisema selliste andmete töötlemine on ette nähtud kasutamiseks selliste meetmete nagu töökorraldus ja sisu haldamise süsteemi info ettevõte.

Mis see on?

Tänu elektroonilise dokumendihalduse süsteem pakub organisatsioonidele vastastikune töötajate organisatsiooni põhjal dokumentide esitamist. Jällegi 1C dokument näeb ette luua dokumente, võimalust liigutades neid korraldamise ja säilitab täitmist kontrollida dokumentide ja protsesside kirjeldatud, kasutades neid. Seega elektroonilise dokumendi annab firma tohutu hulk eeliseid, tõlkimine tema töö on tegelikult uuele tasemele.

Iga dokumendi antud elektroonilise süsteemi iseloomustab terve rida üksikasju, mis iseloomustavad seda üheselt (sageli nimetatakse sellist komplekti kaardid). Kaart võib sisaldada erinevaid andmeid, sealhulgas dokumendi tüüp, kuupäev moodustamine ja muutus, autor, samuti ruumi ja palju muud. Tulevikus dokumentide haldamise süsteem annab hoidmiseks ja hilisemaks leidmiseks vajaliku dokumentatsiooni kooskõlas üksikasju, mis on määratletud kaardi.

võimalusi

Elektrooniline dokumendihaldus annab organisatsioonidele mitte ainult palju eeliseid, kuid see avab palju uusi võimalusi, mis on samuti oluline.

tsentraliseeritud kontrolli

Sõltumata sellest, kui suur on selle või teise ettevõtte dokumentide haldamise süsteem võimaldab kiiret muutust dokumentide kujul ringlev ta. Näiteks selleks, et muuta taotlusvormi tahes kulud erinevate vastutus keskused lihtsalt teha teatud muudatusi malli piisavalt, et nõue, mis on juba salvestatud süsteemi. Pärast seda, töötajad, kes täidavad avaldust ei saa kasutada dokumentatsiooni vananenud vormid, kuna taotlus on täidetud ja saadetud süsteemi kaudu.

Lisadokumendid elutsükli

Iga dokument, mis annab üles ja töödeldud mis tahes ettevõttele tingimata läbib mitmeid etappe seatud. Näiteks, kui tegemist on ettevõtte eelarve, on kõigepealt vaja teha, ja siis kinnitada ja täita kindlaksmääratud aegadel. Pärast seda, erinevad tegelik ja kavandatud tulemuste eelarve suhtes põhjalikku analüüsi ja saadetakse arhiivi. In 1C dokument annab range kontrolli kogu elutsükli jooksul dokumentidele, võttes arvesse põhinõuded ettevõtete keskkonda, samuti erinevate õigusnormide ja tööstuse standardid ettevõtte äri.

meeskonnatöö

Elektrooniline dokumendihalduse süsteem pakub palju enamat kui lihtsalt organisatsiooni kollektiivse töö dokumentide ja külastatavus eksperdid, kes on erinevates kontorites või isegi erinevates linnades.

Süsteem salvestab piisavalt suur hulk versioone samast dokumendist, lisaks otsesele ja muutus, võivad nad märke andmete, st lisada neile mõned märkused ja selgitused, mõjutamata põhiandmed, mida ta peab andma.

konfidentsiaalsus

Pigem oluline omadus on nende süsteemide et sama dokumendi 1C saab tellida spetsiaalse digiallkirja järgneb krüpteerimist. See võimaldab mitte ainult autentsust kinnitada mis tahes teavet, vaid ka üheselt identifitseerida autori, samuti saavutada kõige tõhusamate turvameetmete salvestamiseks erinevate andmete vajaduse.

marsruudi

Kui elektroonilise dokumendihalduse süsteemi ei saa kasutada, siis sel juhul töötaja, kes osaleb loomine teatud väärtpaberite, peab tingimata mõista, kes on kõige paremini kanda nimetatud väärtpaberitega. Elektrooniline dokumendihaldus ettevõte automaatselt andmeedastuseks õige inimene.

Iseenesest marsruudi on tasuta ja jäik. Tasuta annab võimaluse dokumenteerida suunas absoluutselt ühtegi saajat vajaduse korral samas jäik pakub kõige täpsemalt reguleerida, kuid erijuhtudel tegevuse eelinstalleeritud süsteemi dokumentatsiooni liikluseeskirju võib olla natuke pausi (näiteks kui teil on vaja saata dokumendi eelnõu läbivaatamiseks mõned väliseksperdid).

juurdepääsu kontroll

On mitmeid võimalusi, kuidas teha vahet erinevaid volitusi ettevõtte töötajate seisukohalt dokumentatsiooni haldamine. Seega arenenud töövoo võimaldab isikul anda üle täielik kontroll andmete piirata võime muuta või isegi lubada ainult vaadata või märgistada faile. See lihtsustab oluliselt töö erinevate andmete, ja see on oluline - see muutub palju turvalisem.

integratsioon

Et tagada maksimaalne andmete terviklikkus, mis on koostatud konkreetse firma, elektrooniline dokumendihaldus ettevõtte sätestab integratsiooni paigaldatud süsteemi teistega - finants-, tööstus-, analüütiline, jne Sellise integratsiooni kaasaegsed töökorraldus piisavalt tihti kasutanud mingi sidet mitu tarkvara tüübid.

Dokumendid kõikide süsteemide, on loogiliselt seotud teave, mida kutsutakse kontekstis. See võib hõlmata sisu paber või e-kirju, fakse, makse dokumente, tegevuse, video või helisalvestused, ja isegi palju muud teavet. Kontekstis dokumendi saab lisada käsitsi või täielikult automatiseerida protsessi, sõltuvalt eelistustest ja vajadustest juhtimine.

Näiteks tänapäeva süsteemi automatiseerimine töövoo protsessi teket ja hilisemad eelarvet saab kasutada mitmeid teisi kontekstilise teabe:

• igasuguseid turu-uuringud, sealhulgas mitte ainult oma, vaid ka need, mis olid saadud välistest allikatest;
• Erinevad lepinguid partneritega (ostjad või müüjad);
• Seadusekohane ja viide dokumendile;
• lisadokumente, mis kajastab iseenesest mis tahes kitsenduste või eeldused (näiteks, inflatsioonimäära, vahetuskursside ja muud andmed);
• koosolekute protokollid, et arutada mis tahes versioon on eelarve ja sisaldavad igasuguseid töötajate kommentaarid ja märkused protsessis osalejate (sageli ka sellised dokumendid saadetakse kõigi töötajate e-posti teel ja ladustatakse eraldi eelarve teavet failid).

Kasutaja, kes töötab koos eelarve igal ajal, vajadusel saate vaadata mis tahes eespool nimetatud dokumentide, nagu kaasaegse töövoo tehnoloogia võimaldab tal seda teha ilma pika otsingud.

Mis süsteeme kasutatakse meie juures?

Üks populaarsemaid tarkvara lahendusi, mida võib leida vene ettevõtted võib nimetada kombinatsioon Microsoft Outlook kommunaalkulud koos Microsoft Exchange Server. Esimene taotlus põhimõtteliselt seatud peaaegu iga arvuti, samas Exchange Server võetakse sageli kasutada kui täieõiguslik e-posti server. Vaatamata sellele, et ettevõtted, mis juba mõnda aega tagasi võeti kasutusele elektroonilise dokumendi leidis selliseid programme kasutatakse ainult platvormi e-mail, pärast mõningaid tsentraliseeritud seaded isegi seda tarkvara saab kasutada üsna funktsionaalne automaatika töövoog peaaegu kõik organisatsioonid .

Praegu Vene turg on täis kümneid erinevaid süsteeme, mille abil dokumentide haldamise automatiseerimise jms tarkvara pakub mitte ainult Lääne-, vaid ka kodumaiste arendajatele. Isegi Microsoft lisaks eespool nimetatud programmides pakub isegi kommunaalteenuseid nagu Content Management Server või SharePoint Portal Server.

Kõige võimsam kõigi olemasolevate süsteemide peetakse Documentumi, kuid peamiselt suurettevõtted kasutavad seda automaatika protsessi. Töövoo mõned ettevõtted kulul automatiseeritud tarkvara Lotus Notes paketi, kuid paljud kutsuvad seda omamoodi "disainer programmeerijad", mis on asutatud põhjal oma täielik süsteem on üsna raske.

Mis vahe on vene ja lääne süsteemid?

Kui me räägime peamised erinevused kodu- ja välismaiste kommunaalkulud, need on saadaval tagi võimeid. Näiteks, kui süsteem Lääne arendajad saavad tegutseda praktiliselt kõigis operatsioonisüsteemides, see oli peamiselt kodumaiste arenenud ainult ühele neist, ja muidugi, et see on sageli Windows. Lääne süsteemid on konfigureeritud kasutama tahes DBMS. Selline vene süsteemide piirangud võivad tõsiselt takistada võimalust ehitada platvormidel, integreeritud lahendusi.

Seoses funktsionaalsust, peamine erinevus seisneb selles, et Lääne dokumentoproizvodstva automaatika ja töökorraldust rakendatakse mitmeid programme, mida saab välja ühe kaubamärgi alla, kuid sihtmärgiks erinevatel eesmärkidel. Näiteks Documentumi pakub mitmeid üksikuid tooteid, mida kasutatakse täieliku automatiseerimise ja integratsiooni ERP-süsteemi, toetada projekteerimise ning dokumendihalduse jne Valdav enamus arendatud tarkvara Venemaa, mille eesmärk on lahendada konkreetne probleem.

Lisaks väärib märkimist, et peamine erinevus seisneb suhtumises mõlemad pooled, mis on töövoo automaatika. Lääne süsteemid on ette nähtud täielik automatiseerimine ja jätkutoe läbi erinevaid äriprotsesse organisatsiooni sees, samas kui valdav enamus kodumaise programmide automatiseerida teatud funktsioone ainult.

Maksumus Lääne süsteemid umbes vahemikus $ 400 kuni $ 1000 iga töö, arvestamata kulusid rakendamise vajaliku riistvara ja tarkvara, et tagada normaalne elektrooniline dokument. Sageli enesetutvustus maksab umbes pool tavaline kulu litsentsid, nagu enamik programmi automatiseerimine töövoo rakendada erinevaid tutvustusi, kuid teatud olukordades hind suurusjärgu võrra suurem. Üks kõige raskem on alati projekti automaatika rahalise dokumentatsiooni, et selliste projektide rakendamist maksab umbes 2-3 korda suurem kui kulu litsentsid.

Kodused tarkvara müüakse $ 200-600 per iste ja lisaks, et võtta arvesse kulude täiendavate programmide ja mitmesuguste seadmete. In the end, arvutamisel võrdluseks toimub samamoodi nagu Lääne süsteeme.

Omadused

Suurel osal juhtudest esmajärjekorras suunas automaatika on seotud protsesse ühtlustada dokumentide näiteks protsessi esmase töötlemise ja edasise rakendamise eelarved. Kuid paljud meeskonnad on nüüd kasutades kontori- ja töökorraldust, see tähendab, registreerimise menetluse väljaminevate ja sissetulevate dokumentidega.

Sissejuhatus elektroonilist süsteemi ei ole põhimõtteliselt erinev kehtestamine muu automatiseeritud süsteemid, seega on vaja peatuda eripärasid seisneb selles projektis.

Loomine enterprise-klassi ladustamise

Sissejuhatus dokumendi automaatika igal juhul nähakse ette teatavate ettevõtete hoidla, kuhu salvestada kõik dokumendid. Loogiline struktuur ladustamise, arendamise ja edasise julgeolekupoliitika elluviimine, samuti dokumentide säilitamise hierarhia nõuab maksimaalset täpsust ning neid tuleb läbi viia varases staadiumis projekti.

Tuleb meeles pidada, et ladustamise funktsioon saab kasutada alguses projekteerimise, nii varases staadiumis saab liigutada kõikide dokumentide praegusest laoruumidesse ühte ettevõtte hoidla. Selle tulemusena saavad tutvuda ükskõik millises suuremas süsteemi funktsioonid ja samaaegselt kapten ja selle rakendamine. Kiirendada kohandamist töötaja rakendada süsteemid võivad olla läbi teenuse kasutamise funktsioone, nagu märguanded muudatuste kohta dokumentatsiooni, välimus uute dokumentide jne

Seega, töökorraldus nõutav mis tahes kaasaegne ettevõte, mis püüab arendada ja parandada oma tegevust.