Arhivaalide tagav organisatsioon: GOST, juhiseid, dokumente eeskirjad. Juhised arhivaalide haldamist

Arhivaalide haldamise eeskirjad sisaldavad põhinõudeid töötada pabereid ja materjale ei kaasatud praeguse äriühingu tegevust. Nad on sõnastatud vastavalt käesoleva reguleeriva raamistiku, õiguslik raamistik, töötlemiseks, koondamiseks ja talletamine. Peamised mõisted raames komplekti standardit arhivaalide Management. Koostamisel neid arvesse edusammud tehnoloogia kasutamine ja arenenud infotehnoloogia. Kaaluda täiendavaid alusel arhivaalide haldamist.

mõju

Suuniste kohta arhivaalide haldamist kohaldatakse valitsusasutuste. Nad peavad samuti ettevõtetele, kes tegelevad teatud liiki töö. Eriti määrused kehtivad osa kirjeldust, registreerimise, säilitamise ja kasutamise dokumentide Arhiivinduse fondi Vene Föderatsiooni, nimetatud riigi vara.

Allüksuste ettevõtete koostöös film, heliteoste, video, fotod, kaardid, teaduse ja tehnoloogia, telemeetria andmed, reguleerivad sätestatud planeerimise ja aruandluse.

Kohustus ja õigus moodustada organisatsioone arhiivi ajutiseks ladustamiseks dokumentide RF AF on aluseks valdkondlike õigusaktide (alates 1993), asukoht (alates 1994. aastast ja 1998.). Reguleeriva raamistiku moodustavad õigusaktid piirkondliku tähtsusega. Peetakse eeskirju ei kohaldata dokumentide töö, mis on reguleeritud föderaalseaduse № 5485-1 ja presidendi dekreedi № 1203 alates 30.11.1995 on

lõpetamine

See on süstemaatiline täiendamise dokumendibaasi ettevõtte üksused. Valides sisaldab määramiseks:

1. Allikad.
2. Koosseis materjalide saanud.

Osana sellest tegevusest ka läbi otseülekanded dokumentide arhiivi. Nagu allikad on:

1. ettevõtte üksused.
2. Füüsilised isikud.
3. Alluv struktuur.

Kompositsioon materjalide

arhiveerimise asjaajamise juhendamine seab see omandamine toimub ajutiselt (üle 10 aasta) juhtudel ja alaliseks säilitamiseks. Samuti koondab infot personali. Juhtudel, kui säilivusaeg on lühem kui 10 aastat, reeglina arhiivi ei kanta. Nad on esitatud vastavates osades ettevõte. Lõpus säilivusaeg selliseid asju tuleb hävitada. Andmed eristatav edastatakse palvel omanik. Seejärel saadetakse need Riigiarhiivi alaliseks sisu. Üleandmine peab olema ka materjalide Enterprises eellaste ja likvideeriti alluv struktuure.

Arhivaalide haldamist ja nomenklatuur

Lubatud teostavate töötajate töö ettevõtte info materjalid, teha süsteemne nimekiri juhtudel. Ta kutsus nomenklatuur. Oma moodustamine näitab säilivusaega materjale. arhiveerimise asjaajamist manuaal näeb ette lubatud jagunemise jälgida ja hõlbustada teenuste osutamise koostamisel nomenklatuuri. Süstemaatiline nimekirja aluseks teket varude infomaterjalide ja ajutiste (kuni 10 aastat) ladustamiseks. Nomenklatuuri on ka suur raamatupidamise dokumendiga. Seda kasutatakse nende juhtumite registreerimisest ajutise ladustamise, sealhulgas mõiste alla 10 aastat. Kehtestatud nomenklatuuri süstematiseerimine kava võib kasutada, kui arengumaade kartoteek toimingud.

klassifikatsioon

Hoides arhivaalide haldamist teostatakse kolme tüüpi nomenklatuuri:

1. Tüüpilised.
2. Eeskujulik.
3. Individuaalne (konkreetse firma).

Esimene määrab kompositsiooni materjalide genereeritud sarnastes asutustes. Standardsele nomenklatuurile peetakse reguleeriva dokumendi. Ligikaudne süstematisee määrab ligikaudne koostis on ettevõtetele teabematerjale, mis on kaetud oma tegevust, mis näitab indeks. See on soovitusliku iseloomuga. Seda tüüpi süstematisee moodustamisel kasutatakse indiviidi illustreeriv ja kanti see muutmata kujul.

ettevalmistamisel Omadused

Dokumendid arhiveerimise ettevõte asjaajamise süstematiseeritud ettenähtud vormis vastavalt nomenklatuuri struktuuriüksused. Viimane tuleks kokku ja allkirjastatud juhid.

Nomenklatuuri ettevõte on tehtud üldine vorm. On initsiaalidega juht arhiiv või vastutava isiku poolt allkirjastatud juht teenuse osutamise või volitatud töötaja. Nomenklatuuri tuleb heaks ekspertkomisjoni poolt ja seejärel heaks kiidetud ettevõtte direktor. Pärast kõnealuste menetluste läbiviimise juhid struktuuriüksuste ettevõtte tingimusel väljavõte vastavast peatükist.

Nomenklatuur tuleval aastal moodustati viimases kvartalis käesoleval perioodil. Ühtlustamine viiakse läbi vähemalt 1 kord 5 aasta jooksul. Kui muudad struktuuri ja funktsioone ettevõtte uus nomenklatuur.

Kord koostamisel asjade

Kihistu nimetatakse rühmituse toimingutelt vastavalt nomenklatuurile. Arhivaalide juhtimise organisatsiooni süstematiseerimine teavet kooskõlas kausta nimi. Ei ole lubatud rühmitus koopiate ja eelnõud. Erandiks on kõrge väärtusega sõidukeid. Ei tohi asetada paberi kausta tagastada.

Säilitamine arhivaali pidamine viiakse läbi keskse haldamise materjalide teenuse teavitamis- ja koostada detsentraliseeritud - nii struktuuriüksused, ja eespool rajoon. Rühmitamine toimub otsese järelevalve all eest vastutavate isikute ohutuse infokandjaid. Vajadusel võib kaasata töötajad Riigiarhiivi.

Key nõuded

Arhivaalide haldamist teostab vastavalt ettenähtud nõudeid. Moodustamisel kaustu infokandjad peavad vastama järgmistele nõuetele:

1. Materjalid Ajutise ja alalise ladustamise jagatakse eraldi.
2. Kaust on lisatud üks eksemplar iga paberit.
3. Kaust peaks olema käesoleva materjalid ühe kalendriaasta. Käesoleva määruse siiski on ka erandeid. Nende hulka kuuluvad:

• isiklikud failid, mis on moodustatud kogu kestuse asjakohase töötaja;
• materjalid ja struktuurid valitud alaliste komisjonide nendega asetäitja rühmad, Rangelt perioodil kokkutulek;
• Paber haridusasutustele, täidetud ja rühmitatud kooliaasta;
• teatri materjalid, tegevust iseloomustavad hooaja;
• ajalugu, ja nii edasi.

Kaust peab olema väiksem kui 250 lehte jämedusega mitte üle 4 cm.

Rühmitamine haldusaktide

Arhivaalide juhtimine nõuab süstematiseerimine erinevate infokandjate. Need sealhulgas atribuut ja haldusaktid. Nad on grupeeritud vastavalt tüübile ja kronoloogia rakendused:

1. Sätete kinnitatud põhikirja aktidest, tegutseda lisadega. Nad on grupeeritud. Kui sätted, määrused, põhimäärused on kinnitatud eraldi õigusaktidega, süstematiseerida neid üksikjuhtudel.
2. Korralduste ja kõrgema struktuure nende rakendamiseks on rühmitatud valdkondade ettevõtte.
3. Tellimused seotud personali, süstematiseeritud vastavalt säilitusaeg. Suure koguse teavet materjalide otstarbekas tegutseb erinevatel külgedel ettevõte, rühma eraldi.
4. Tellimuste peamiste tegevusvaldkondadega on süstematiseeritud eraldi tegutseb personal. Näiteks selleks, arhivaalide haldamist sisaldub samasse kausta, ning nimetada juht vastutava osakonna - teise.
5. Kinnitatud piirid, aruanded, hinnangute liigendatud nimekirjad, plaanid ja nii edasi. grupeeritud eraldi neid projekte.
6. Asukoht dokumentide isiklikud failid viiakse läbi nende laekumise järjekorras.
7. Näo personali palgakulude süstematiseeritud eraldi kaustadesse. Nad on paigutatud tähestikulises järjekorras.
8. Kaebused, ettepanekud, kodanike kaebusi, mis puudutavad ettevõtte tegevust, arvet oma tähelepanu ja rakendamine on grupeeritud eraldi kaebused üksikisikute isiklike küsimustega.
9. Süstemaatika kirjavahetus toimub tavaliselt kalendriaasta perioodi kronoloogilises järjekorras. Sel juhul vastused pannakse pärast küsimustele. Uuendamise korral kirjavahetus konkreetse teema, mis algas eelmise aasta sisalduvate dokumentide kausta jooksva perioodi. Sellisel juhul näitab indeks võrreldes eelmise aastaga.

Making infokandjad vastuvõtt hoiule

Arhivaalide haldamist pakub mitmeid nõudeid struktuuriüksused, töötades paberdokumentide. Making kandjad võivad olla osaline või täielik. See sõltub ladustamine ajal. Full registreerimise toimub seoses ajutise dokumendid (üle 10 aasta), püsiv sisu, samuti mõjub personal. See hõlmab:

1. Kõvakaaneline / sideaine kausta.
2. Numeratsioon lehed.
3. Koostamine leht-tunnistaja.
4. Moodustamine siseandmebaas kui vaja.
5. Korrigeerima üksikasjad kattekile. Nad võivad puudutada ettevõtte nimi, registreerimisnumber kaustad, äärmuslik kuupäevad, ja nii edasi.

Materjalid ajutiseks ladustamiseks, sealhulgas mõiste alla 10 aastat, mis on koostatud osas. Niisiis, ei ole lubatud teostada süstematiseerimine väärtpaberite kausta, mitte nummerdatud nimekirju, ärge kindluse silt.

nüansse

Arhivaalide haldamist - tegevus, kus spetsialistid pakuvad mitte ainult ohutuse infokandjad, vaid ka võimalus töötada koos nendega peaks tekkima vajadus. Selleks tegude moodustavad kausta esitanud neli punktsioon papist kate. Nad on samuti lubatud siduda kaalub võimalust tekstide lugemine, resolutsioonid, kuupäevad viisade kõik paberid.

Valmistudes rühmitus kõik metallkinnituste eemaldatakse. Materjalid on mõeldud alaliseks säilitamiseks ja mis koosneb eriti väärtuslik või unformatted tegude sisalduvad kaustad avatavad kolme klapiga stringid või spetsiaalsetes karpides.

Kui esineb omanikuta dokumentide isiklikku laadi (töö raamatud, kaardid, sõjaväe kaardid jne). Nad pannakse eraldi ümbrikus ning esitada see ülejäänud materjale. Lõpus kausta peab olema kohal tühi leht-tunnistaja. Alguses kausta õmmeldi vorm siseandmebaas. Et tagada ohutus ja järjekorras korraldus igale paberilehele nummerdatakse araabia numbritega. See reegel ei kehti lehe ja tunnistaja vormid nimistusse. Number pannakse pliiats üleval paremas nurgas.

Sheet-tunnistaja

See on valmistatud vastavalt tellimusele. See sisaldab sõnu ja arvud:

1. Lehtede arv numeratsiooni.
2. Lehekülgede arv sisemise inventuuri.

Lehe Tunnistajate sätestab ka numeratsiooni spetsiifilisus. Eelkõige selleks, et kindlaks teha, kas kirjatud indeksid, puuduv koodid, lehekülje numbrid liimitud fotod, suureformaadilised leheküljed, ja nii edasi. Lisaks lehel kohaloleku märkimiseks trükkimine brošüürid kaustas, kui neid ei ole märgitud peamised numeratsiooni. Sheet-tunnistaja järelvalvet koostaja. Hilisemaid muudatusi staatus ja koostis kaustad tuleks tähistada teda viitega asjaomaste õigusaktide. See ei ole lubatud teha lehtmetallist tunnistaja tiitellehel kausta või netokäive viimasel leheküljel dokumendi ta.

siseandmebaas

On moodustatud ladustamise ja raamatupidamisandmed toimumise ajal (üle 10 aasta) ja pideva sisu. Siseandmebaas kui koostatakse ettevõtete loodud sordid dokumentide pealkirjad, mille sisu ei ole avalikustatud. Vorm peaks esitama andmed seerianumbrid rünnakute kausta indeksid, pealkirjad, kuupäevad ja lehekülje numbrid.

Sest siseandmebaas lisatud protokolli kokkuvõtte. Ta märkis numbrite ja sõnadega dokumentide arv sisaldub see, samuti lehtede arv moodustab ta. Toetab siseandmebaas koostaja. Kui kaust on seotud või klammerdatud ilma vormis koostatud nimekirja on lisatud sees esikaas.

Muutused ainete kompositsioon peaks kajastuma kausta "Märkmed". Täpsemalt viitab see eemaldada, asendada paberkandjal, sealhulgas täiendavate dokumentide kausta. Samal ajal panema viited asjakohastele toiminguid. Vajadusel saab moodustada uus tulija lehe kokku siseandmebaas, samuti pealdis tunnistajaks kausta.