Kirjad on inimeste ja organisatsioonide tegevuses tähtis hetk.

Kirjutamine leiutas pärast seda, kui inimkond õpetas üksteist rääkima ja mõistma. Pikk aega kirjutasid inimesed üksteist tähte, mis väljendasid oma tundeid, emotsioone, kogemusi või lihtsalt üritusi. Varem oli see ainus võimalus suhelda suurepärase kaugusega. Käsitsi kirjutatud teksti kasutamine on tänapäeval palju väiksem, kuid täpne kujundus jäi muutumatuks.

On erinevaid kirjasid. See võib olla lihtne tekst, mis edastatakse sugulaste, sõprade või tuttavate vahel. Sellisel juhul saate koostada kirja oma äranägemise järgi. Samal ajal ei pöördu keegi isegi tähelepanu asjaolule, et puudused on olemas.

Ärikirjad - see on täiesti erinev olukord. Siin on teil vaja erilist stiili, kasutades viisakaid väljendeid ja vajalikke sõnu. Ärikeelte kirjutamise reeglid tähendavad sisenemise ja sõlmimise kättesaadavust, samuti peamist osa. Viimasel juhul antakse tavaliselt mõningaid selgitusi või tõendeid. Ärikiri nõuab järjepidevust, lühidust, õigsust ja veenvust. Tavaliselt tehakse avaldus mitmuses esimest isikut või ainuüksi esimest või kolmandat isikut. Kui kiri on suunatud näiteks peale, siis on võimalik kasutada väljendit "Kallis ...", siis tuleb lõpuks märkida: "Lugupidamisega ...". Ärilises stiilis tähtede täitmine eeldab teatud mahu järgimist, mis võimaluse korral ei tohiks ületada ühte A4 formaadis lehte. Iga väljaanne tuleks esitada eraldi lõigetes, sest sellisel kujul on saadud teavet palju lihtsam analüüsida.
Nagu eespool juba mainitud, on äridokumentide registreerimine rangelt ametlikus stiilis. Seepärast on tal kogu selle esitluse vältel vaja taluda. Oluline on meeles pidada, et kirjavahetus viiakse läbi ametnike või juhtidega, mistõttu tuleks teavet edastada ilma, et see ületaks lubatud piiri (isikule üle minemine või oma arvamuse esitamine pole vajalik) ja arutelu peamine teema on organisatsiooni tegevus.
Selline kirja kujundus on absoluutselt vastuvõetav igat tüüpi kirjavahetuse jaoks. See võib olla:
Vastus, taotlus, pakkumine, edasikaebamine.
- Teavitamine, mis on sageli vastus edaspidisele kaebusele. Siin saab kasutada sellist sõna pööramist nagu "Inform", "Teata" ja nii edasi.
- garantiikiri. Kirja disain tähistab toimingu või taotluse kinnitamist.
- Kirjalik kiri, milles esitatakse asutuste juhised või teated alluvatele.

Kõik äridokumendid peavad sisaldama ainult usaldusväärset ja ajakohastatud teavet. Väljas on keelatud keele või vastuvõetamatute fraaside kasutamine antud andmekandjal. Kirja registreerimine on väga tõsine ja vastutustundlik hetk, millest mõnikord sõltub tehingu edukus, tööhõive või muud olulised hetked inimese elus ja organisatsiooni tegevus.