Dokumendi Klassifikatsioon: põhikriteeriumid

Nii et see oli lihtne mõista suurt arvu dokumente, välja töötanud spetsiaalsed eeskirjad nende koostamise ja esitamise, erinevaid klassifikatsioone, samuti sobivamad vormid ja meetodid töö nendega.

Tuleb märkida, et dokumentide liigitamise on äärmiselt oluline, sest see aitab tõsta esile nende eripära ning võimaldab neid kasutada kõige tõhusamalt. See on üks vanimaid ja lõpuni lahendamata küsimusi, mille arengut hakkas ainult lõpus 1960. Enamik jagatud dokumendid lähenemine eraldi rühmad varem rakendatud ainult teatud funktsioone seoses ulatuse või eraldi teadus. Alles hiljuti mitmemõõtmeline dokumentide liigitamise on kindlaks tehtud, mis põhineb teabe ja materjali komponendid.

Kõik dokumendid võib jagada vastavalt järgmistele kriteeriumidele:

1. Asjaolud nende operatsiooni aega ja ruumi. Võtke arvesse korrektsuse avaldamist (perioodilised ja mitteperioodiliste), toimumise aeg (originaal, originaal, kopeerida, paljundada), valmistamise koht (piirkondlikud, riiklik või välismaine);

2. Teave komponent.

• pöörama tähelepanu sisu ja tase teabe koondamiseks (esmane ja teisene dokumentatsioon);

• dokumentide liigitamise sisaldab mõõtme salvestatud teavet suurus (formaat) ja lehekülgede arv (kokku);

• jagunemise üle, kuidas teave on tajutav (dokumentide võib lugeda inimese või nõuavad erilisi tehnilisi seadmeid);

• Selle dokumentide liigitamise ka ikooniks iseloomu vahendid, mille abil talletada (tekst ja mitte-teksti kujul);

• salvestamine Meetod vastavalt eristada käsitsi kirjutatud, trükitud, mehaaniline, magnet, foto-, optiline, laser ja elektroonilisi dokumente.

3. Materjal komponenti, sealhulgas teatud kriteeriumidele (näiteks materjal infokandja, samuti oma kuju ja konstruktsioon).

Väärib märkimist, et jaotus dokumentatsiooni üksikute gruppide sisu ja vormi abil tõhusamaks töö korraldamine temaga.

Väärib märkimist, et on olemas ka vastava tasemega raamatupidamisdokumente seni, mis võtab arvesse nende sisu, koht ja koostamise korra, taotluse ja kasutamisviisi.

See liigitus raamatupidamisdokumente sisaldama järgmisi jagunemine liiki:

• Sõltuvalt rakendusest - haldus- ja täidesaatva, moodustades registreerimise või kombineeritud;

• Selleks valmistamisel - esmaselt ja kokkuvõte;

• sise-ja välispoliitika dokumendid;

• kasutades - ühekordselt ja ladustamisel;

• sõltuvalt sisust - mitterahaline, materjal ja disain.

Tuleb öelda, et see klassifikatsioon sisaldab mitmeid kriteeriume ja on väga lai, et iga dokument käsitleb erinevate rühmade samal ajal, kuid võib iseloomulikud eripärad ja kasutatud ainult vastavas valdkonnas.